Hiện nay, việc số hóa tạp chí khoa học ở Việt Nam mới chỉ đang ở những bước sơ khai với 75% tạp chí khoa học được số hoá – nghĩa là xuất bản tạp chí online.
Nếu như thực hiện số hóa một cách đầy đủ, nghiêm tục các tạp chí khoa học còn tạo dựng được chỗ đứng mới của mình trong bối cảnh cạnh tranh thông tin.
Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, tạp chí Khoa học Công nghệ Việt Nam và tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam đã thực hiện số hóa cơ bản khi đã đăng tải toàn bộ nội dung được xuất bản in trên trang web của mình.
Bên cạnh đó, các tạp chí khoa học này có xuất bản thêm nhiều nội dung, thông tin tình hình nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tôn chỉ mục đích của mình trên trang web điện tử. Tuy nhiên, có một thực tế là các tạp chí này vẫn chưa thật sự hấp dẫn người đọc trên các bản số hóa điện tử bởi những thông tin chủ yếu là bản thiết kế .PDF up lên trang điện tử.
Chính vì vậy việc thiết lập một quy trình và vẫn hành quy trình số hóa các tạp chí này là hết sức cần thiết để phát triển bản điện tử của các tạp chí này.
Thực trạng vấn đề số hóa tại các tờ tạp chí khoa học hiện nay
Lập kế hoạch số hóa
Để có được kết quả tốt trong việc quản lý, quy trình triển khai phải được thực hiện khoa học từ việc lập kế hoạch là việc hoạch định những gì cần phải làm và cách thức tiến hành các hoạt động cho phù hợp đối với nội dung cần thực hiện. Việc xây dựng kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng vì nó là bước đầu, là nền tảng để tiến hành các công đoạn khác của quá trình quản lý.
Tạp chí khoa học là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc các cơ quan quản lý nhà nước (cấp Tổng cục, cấp Bộ), hoạt động quản lý của Tạp chí khoa học có nội dung và đặc điểm chung của công tác quản lý nhà nước. Hoạt động quản lý từ việc triển khai thực hiện các văn bản quản lý về hoạt động xuất bản báo chí, hoạt động quản lý đơn vị sự nghiêp...
Tạp chí khoa học thường xuyên cập nhật phổ biến những văn bản của Trung ương và ngành về triển khai đến cán bộ công chức, viên chức trong đơn vị đơn vị thực hiện tốt đảm bảo cho hoạt động số hóa tạp chí được tiến hành theo đúng định hướng, đường lối chủ trương và chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Ngoài việc triển khai những văn bản quản lý, các Tạp chí khoa học cũng chủ động, vận dụng thực tế vào việc xây dựng, ban hành những văn bản của cơ quan để phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị.
Về cơ bản, quy trình quản lý xuất bản của tạp chí khi được thực hiện theo quy trình số hoá sẽ có những điểm trùng khớp với quy trình xuất bản Tạp chí bản giấy hiện được Ban biên tập Tạp chí xây dựng và áp dụng theo quy trình sau: Lên kế hoạch đề tài - Đặt bài - Tiếp nhận bài của tác giả - Phân công biên tập - Biên tập lần 1 - Sửa bản biên tập lần 1 - Biên tập lần 2 - Sửa bản biên tập lần 2 - Đọc duyệt - Sửa duyệt (nếu có) - Thiết kế trình bày - In ấn - Lưu trữ - Tiếp nhận phản hồi. Kế hoạch quản lý số hóa phải thể hiện nội dung các công đoạn trên.
Tuy nhiên, khi các hoạt động xuất bản tạp chí được số hoá, thì quy trình xuất bản sẽ có thêm vài công đoạn sau:
- Lên kế hoạch đề tài
- Đặt bài /Tiếp nhận bài từ cộng tác viên qua phần mềm hệ thống
- Phân công biên tập
- Chuyển Biên tập/phản biện lần 1 qua hệ thống
- Nhận bài biên tập/phản biện lần 1 qua phần mềm hệ thống
- Chuyển tác giả chỉnh sửa qua phần mềm hệ thống (nếu cần)
- Nhận lại bài
- Chuyển biên tập/phản biện lần 2 qua phần mềm hệ thống
- Nhận bài biên tập/phản biện lần 2
- Chuyển người duyệt qua hệ thống
- Đăng bài trên online
- Đọc soát lại trên web
- Tiếp nhận, xử lý phản hồi online.
Như vậy, có thể hiểu, khi đã số hoá các công đoạn, thì tất cả các công đoạn đều được thiết lập trên phần mềm hệ thống. Mỗi tác giả, biên tập viên, người duyệt sẽ được cấp 1 mã/tài khoản với quyền truy cập riêng. Đến công đoạn nào, những người có liên quan sẽ truy cập vào phần mềm hệ thống trên Internet để làm việc trực tuyến. Mọi công đoạn trong quy trình xuất bản tạp chí điện tử đều được tiến hành trên Internet, đảm bảo nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, chi phí. Kế hoạch quản lý quy trình số hóa phân công cụ thể công việc cho các thành viên như sau :
Khi số hoá quy trình biên tập, các thao tác trong từng bước/quy trình đều được hiển thị trên phần mềm, trên giao diện Internet. Thành viên nào trong Ban biên tập/toà soạn được giao nhiệm vụ ở công đoạn nào, phải tự động đăng nhập để kiểm tra nhiệm vụ và thực hiện nhiệm vụ được giao.
Lựa chọn tên miền
Muốn công chúng nhớ nhanh, chính xác địa chỉ tạp chí khoa học điện tử, điều bắt buộc là tạp chí điện tử phải có địa chỉ ngắn gọn. Các tạp chí lấy ngay tên gọi của tờ tạp chí giấy làm tên cho tạp chí điện tử, và viết tắt nếu tên quá dài. Chẳng hạn, tên tạp chí giấy là: Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thì tên gọi của tạp chí trên mạng có thể là: https://vjst.vn/ hoặc khoahocvacongnghevietnam.com.vn. Những tạp chí có tên gọi trên ấn phẩm in dài, thì có thể viết bằng tên tắt, chẳng hạn: tên tạp chí giấy là Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, thì có thể dùng tên tắt: vietq.vn.
Tên miền của tạp chí, sử dụng tên miền theo cách viết của Tiếng Việt là: http://khoahocvacongnghevietnam.com.vn/ đối với Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam và https://vietq.vn/ đối với Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Tên miền của Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam là http://vssr.vass.gov.vn/ hoặc http://tapchikhxh.vass.gov.vn/. Loại hình thông tin: Website; Ngôn ngữ sử dụng: tiếng Việt. Tạp chí có định kỳ cập nhật thông tin: Hàng ngày (đối với tin tức hoạt động) và hàng tuần (đối với bài báo khoa học).
Thiết kế giao diện
Giao diện của tạp chí điện tử thích hợp với mọi trình duyệt: Khổ báo phù hợp với khuôn hình máy tính, điện thoại. Các trang hiển thị trên màn hình tương đương khổ giấy A4, phù hợp với khuôn màn hình máy tính, cũng phù hợp khi in ra khổ giấy A4. Bề rộng của trang khoảng 20-25 cm. Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng có giao diện được chia thành từ 3 cột. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam gồm 4 phiên bản có trang giao diện 3-4 cột.
Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam trang giao diện chia thành 3 cột. Các bài quan trọng thường được thiết kế bố trí trong 2 cột và đặt ở bên trái trang báo. Trên giao diện chính của các tạp chí được luận văn nghiên cứu có tiêu đề của các tin bài, được phân chia rõ ràng theo các mục cụ thể. Với Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng gồm: Thời sự- Công nghệ- Tiêu chuẩn chất lượng- Cảnh báo- Kinh doanh- Người tiêu dùng- Doanh nghiệp- Chất lượng sống- Video; Với Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam là Danh mục- Giới thiệu- Chuyên đề- Tạp chí- Gửi bài- Tiện ích.
Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam là các tiêu đề Giới thiệu- Tin tức- Hoạt động khoa học- Nghiên cứu trao đổi- tạp chí in- Gửi bài, thể lệ và Đăt tạp chí. Ngoài ra còn có những chuyên mục riêng như hình ảnh, sở hữu trí tuệ (Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng)… hoặc có các liên kết với các trang báo mạng hay ứng dụng khác.
Một số giải pháp tăng cường hiệu quả số hoá
Để số hoá hoạt động xuất bản Tạp chí một cách hiệu quả đòi hỏi phải có đường hướng rõ ràng của Lãnh đạo Tạp chí, đòi hỏi có kinh phí, có nguồn nhân lực đủ mạnh; đòi hỏi có sự phối hợp, hợp tác của tác giả - cộng tác viên. Do vậy, tác giả có một số giải pháp kiến nghị như sau:
Việc số hoá hoạt động xuất bản Tạp chí phải được thực hiện trên nền tảng Internet và công nghệ máy tính. Vì vậy, điều quan trọng là Tạp chí phải được xuất bản Tạp chí điện tử hoặc ít nhất là có website riêng với các tính năng phù hợp cho việc số hoá. Từ yêu cầu đó, các cơ quan chủ quản tạp chí cần phê chuẩn các nội dung sau:
Phê duyệt kinh phí nhuận bút, thù lao và các khoản đầu tư cơ sở hạ tầng ban đầu choTạp chí điện tử. Đầu tư về kinh phí cho tờ tạp chí được số hoá cũng chính là đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng ban đầu cho tờ Tạp chí điện tử. Những chi phí cho việc số hoá tờ tạp chí có thể bao gồm các hạng mục: Kinh phí thuê đường truyền, máy chủ; Phí đăng ký mới, duy trì tên miền; xây dựng website; Thuê máy chủ (lưu trữ web - Hosting); Thuê quản trị mạng; Kinh phí trang bị, bảo trì máy móc, thiết bị: Máy tính bàn (dùng để chế bản), Máy tính bàn (máy chủ), Máy ảnh chuyên nghiệp, Máy in… (tính theo giá hiện hành); Kinh phí Xây dựng các chuyên mục cho Tạp chí điện tử; Kinh phí chi nhuận bút... Đây là khoản kinh phí không nhỏ nhưng là điều kiện để duy trì Tạp chí điện tử, làm tiền đề để số hoá hoạt động của Tạp chí.
Phê chuẩn bổ sung phòng làm việc, máy tính, máy ảnh, máy quay, máy ghi âm chuyên dụng. Để số hoá các hoạt động xuất bản, bao gồm cả việc xuất bản điện tử, sẽ cần đến nhiều không gian và máy móc thiết bị làm việc, cần đến một không gian làm việc rộng, đủ để các cán bộ phóng viên, biên tập viên có không gian đặt máy móc, thiết bị, tủ lưu trữ tạp chí, phòng sinh hoạt/phòng họp chung.
Các thiết bị máy tính với cấu hình cao nối mạng Internet ổn định, máy ảnh chuyên dụng, máy ghi âm hiện đại hay thậm chí laptop cũng cần được đầu tư để giúp Tạp chí và cán bộ biên tập viên có điều kiện hoàn thiện công việc xuất bản tạp chí điện tử đòi hỏi ứng dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại.
Bổ sung nhân lực: khi ứng dụng số hoá Tạp chí, cũng đồng nghĩa với việc phải có thêm nguồn nhân lực để thực hiện tạp chí điện tử (thực chất là kết quả của việc số hoá nội dung và hình thức Tạp chí). Do đó, Tạp chí cần được bổ sung nguồn nhân lực làm công tác quản lý, và biên tập viên, nhân viên quản trị mạng/kỹ thuật viên
