Ban Bí thư ban hành quy định mới nghiêm cấm truy cập, khai thác, chia sẻ hồ sơ cán bộ

Ban Bí thư vừa ban hành Quy định số 211 về quản lý hồ sơ cán bộ, nhằm thống nhất nguyên tắc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình trong việc lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị.

Theo quy định của Ban Bí thư, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, được cập nhật kịp thời và quản lý, sử dụng thống nhất.

Một điểm đáng chú ý trong quy định của Ban Bí thư là mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.

Cơ quan, đơn vị nơi cán bộ được tuyển dụng lần đầu có trách nhiệm lập hồ sơ gốc; đồng thời việc quản lý hồ sơ phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm, người được phân công, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể.

Trường hợp hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch thì việc lập lại, phục hồi hồ sơ phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, có sự chỉ đạo của người đứng đầu và được thẩm tra, xác minh đầy đủ.

Một nội dung quan trọng khác được Ban Bí thư quy định, là hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau.

Việc quản lý hai loại hồ sơ được thực hiện kết hợp theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.

Theo Ban Bí thư, hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật và phân quyền truy cập theo thẩm quyền.

Đồng thời, dữ liệu hồ sơ cán bộ được định hướng kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.

Ban Bí thư nêu rõ hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo đúng quy định bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản trị dữ liệu.

Ban Bí thư nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích.

Đối với tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ, tài liệu phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; đồng thời phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.

Việc ban hành Quy định số 211 nhằm tạo cơ sở để chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị, đồng thời từng bước chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản lý dựa trên dữ liệu số.

Đặc biệt, Ban Bí thư yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký điện tử, bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối, liên thông dữ liệu sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, phục vụ hiệu quả hơn công tác tổ chức, cán bộ trong tình hình mới.