Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy

Theo Cổng Thông tin điện tử Chính phủ cho biết, Nghị định vừa được Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hợp đồng phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp. Chính phủ khuyến khích sử dụng hình thức này để thay thế văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết các thủ tục hành chính.

Chủ thể tham gia giao kết bao gồm người lao động, người sử dụng lao động có thẩm quyền và nhà cung cấp eContract. Trong đó, việc giao kết phải được thực hiện thông qua hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật như: sử dụng phần mềm ký số, có biện pháp bảo mật thông tin khách hàng, lưu trữ bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và có chức năng định danh, xác thực danh tính đúng chủ thể. Hệ thống cũng phải có chức năng chứng thực trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID và hỗ trợ chuyển đổi hình thức giữa bản điện tử và bản giấy.

Đối với cá nhân, yêu cầu bắt buộc là phải có giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Người nước ngoài cần có hộ chiếu, thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh miễn thị thực còn thời hạn.

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, yêu cầu gồm các quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật. Các bên tham gia giao kết bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.

Nghị định nêu rõ, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID. Hợp đồng sẽ chính thức có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Việc chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử, trong đó bản điện tử chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác.

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2026. Chậm nhất là ngày 1/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành.

Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này sẽ bắt đầu thực hiện từ ngày 1/7/2026.