Hà Nội yêu cầu không để xảy ra việc chiếm giữ, huỷ bỏ tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Ngày 11/4, Chủ tịch UBND TP Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã ký ban hành Chỉ thị số 06 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Theo Chỉ thị số 6, để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch Hà Nội giao Công an Thành phố hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc giải mật; bảo quản, thống kê, lập danh mục; bàn giao dữ liệu, tài liệu mật, thiết bị lưu trữ bí mật.

Hà Nội yêu cầu không để xảy ra việc chiếm giữ, huỷ bỏ tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy. (Hình minh hoạ)

Công an Hà Nội được giao điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy tài liệu trái phép, mua bán, chuyển giao tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; phối hợp các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí nguồn lực bảo vệ an toàn tài liệu, phòng chống cháy nổ tại các phòng, kho bảo quản tài liệu tạm thời trong quá trình này.

Công an Thành phố còn được giao thu hồi con dấu khi cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động; cấp con dấu, giấy đăng ký mẫu con dấu ngay sau khi cơ quan mới đi vào hoạt động để kịp thời giải quyết công việc và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Chủ tịch Hà Nội yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy; thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước.

Chỉ thị số 6 cũng nêu, yêu cầu tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Lãnh đạo chính quyền địa phương phải chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung.

Cần lưu ý, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành được tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng.

Lãnh đạo chính quyền địa phương chịu trách nhiệm bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện cần thiết khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy; nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Chính quyền địa phương phối hợp với Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố quản lý tạm thời tài liệu khác cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành, hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong, bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu của đơn vị.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới kịp thời chỉ đạo: Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố, Hệ thống dịch vụ công, đăng ký cấp con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ theo quy định; phối hợp với Lưu trữ lịch sử Thành phố, các đơn vị quản lý vận hành hệ thống và các đơn vị có liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo thẩm quyền quản lý của pháp luật.

Sở Nội vụ được giao chủ trì khảo sát, thống kê khối lượng, tình trạng bảo quản, đề xuất phương án bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; hướng dẫn UBND cấp huyện thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan, đơn vị cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống Dịch vụ công; khoanh vùng, đóng gói dữ liệu thủ tục hành chính theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động; có phương án đảm bảo các thủ tục hành chính dịch vụ công trên hệ thống hoạt động thông suốt phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Văn phòng UBND thành phố khoanh vùng cơ sở dữ liệu tài liệu theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố ngay sau khi có quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về sắp xếp tổ chức bộ máy.

Các đơn vị quản lý, vận hành hệ thống có phương án khai thác, sử dụng tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, đảm bảo thông suốt, không ngắt quãng.