Đơn giản hóa thủ tục hộ tịch: Ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử thay thế bản giấy

Ngày 14/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 18/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung 15 nghị định liên quan đến phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Đây là bước đi quan trọng nhằm đơn giản hóa điều kiện kinh doanh và thủ tục hành chính, đặc biệt là trong lĩnh vực hộ tịch, có hiệu lực ngay từ ngày 15/01/2026.

Đơn giản hóa thủ tục hộ tịch: Ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử thay thế bản giấy. (Ảnh minh họa: Dân trí)

Điểm nổi bật nhất của Nghị định này là cơ chế giải quyết thủ tục dựa trên dữ liệu điện tử. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục không còn bắt buộc phải xuất trình bản giấy các giấy tờ tùy thân như Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân hay Giấy chứng nhận căn cước nếu thông tin đã có trong hệ thống. Người dân chỉ cần cung cấp thông tin về số giấy tờ hoặc số định danh cá nhân. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tự tra cứu, đối chiếu thông tin thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bản chính chỉ được yêu cầu xuất trình trong trường hợp không thể khai thác được dữ liệu hoặc thông tin hiện có không đầy đủ, chính xác.

Đối với thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã ly hôn hoặc có vợ, chồng qua đời, quy trình cũng được tinh gọn đáng kể. Người yêu cầu chỉ cần cung cấp các thông tin cơ bản về bản án, quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử. Cán bộ hộ tịch sẽ chủ động khai thác các thông tin này qua hệ thống điện tử thay vì đòi hỏi các bản sao chứng thực như trước đây. Tương tự, việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn và khai tử cũng áp dụng nguyên tắc sử dụng dữ liệu thay thế cho nhóm giấy tờ cá nhân, nơi cư trú hay thẻ bảo hiểm y tế.

Đáng chú ý, Nghị định 18/2026/NĐ-CP đã bãi bỏ yêu cầu nộp văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan đối với cán bộ, công chức, viên chức và người trong lực lượng vũ trang khi đăng ký lại khai sinh. Nếu cơ quan đăng ký hộ tịch có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác thì người dân sẽ được miễn trừ hoàn toàn thủ tục xác nhận này.

Quy trình xác minh hồ sơ tại cấp xã cũng có sự thay đổi lớn về nghiệp vụ. Khi người dân đăng ký lại khai sinh hoặc kết hôn tại nơi cư trú mới, công chức tư pháp hộ tịch sẽ thực hiện tra cứu thông tin trực tiếp trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua nghiệp vụ cấp bản sao để xác định điều kiện đăng ký. Kết quả tra cứu trực tuyến này có giá trị pháp lý làm căn cứ giải quyết, thay thế cho việc phải gửi văn bản xác nhận qua lại giữa các Ủy ban nhân dân nơi đăng ký trước đây, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi cho người dân.

Theo Bộ Tư pháp, những cải cách này nhằm thực hiện mục tiêu dùng dữ liệu thay thế thành phần hồ sơ theo Nghị quyết của Chính phủ về cắt giảm thủ tục hành chính. Việc chuyển đổi từ phương thức quản lý dựa trên giấy tờ sang dữ liệu số không chỉ giảm bớt phiền hà cho người dân mà còn nâng cao tính chính xác và thống nhất của hệ thống quản lý hộ tịch trên toàn quốc.