Từ 1/4/2026: Chính thức áp dụng bộ mã đơn vị Hải quan mới trên toàn quốc

Theo Thông báo số 174/CNTT-QLVH gửi các Chi cục Hải quan khu vực, việc điều chỉnh bộ mã đơn vị lần này nhằm phục vụ mô hình thông quan tập trung và theo dõi thu ngân sách nhà nước (NSNN) theo địa bàn hành chính cấp tỉnh.

Hệ thống mã mới dự kiến sẽ được triển khai đồng loạt kể từ ngày 1/4/2026.

Đáng chú ý, bộ mã mới được thiết kế lại theo mô hình Chi cục Hải quan khu vực thay cho cách phân định đơn vị trước đây.

Cụ thể, mỗi khu vực sẽ được gán mã trụ sở và mã đội thông quan tập trung tương ứng với từng tỉnh, thành phố quản lý.

Cơ quan Hải quan khẳng định: Việc đồng bộ mã thuần túy là thay đổi về mặt kỹ thuật quản lý, không làm thay đổi chính sách thuế, thủ tục hành chính hay chế độ quản lý hàng hóa hiện hành.

Dù không thay đổi về mặt chính sách, nhưng để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thông suốt, Cục Hải quan đặc biệt lưu ý cộng đồng doanh nghiệp các mốc thời gian và thao tác kỹ thuật sau:

Cập nhật mã khai báo: Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật mã đơn vị mới vào hệ thống khai báo trước ngày 1/4/2026. Sau thời điểm này, hệ thống sẽ ngừng tiếp nhận các tờ khai mới sử dụng mã cũ.

Tránh gián đoạn thông quan: Việc tiếp tục sử dụng mã cũ sau ngày 1/4 có thể dẫn đến tình trạng hệ thống từ chối hồ sơ hoặc phát sinh lỗi xử lý, gây chậm trễ trong việc giải phóng hàng hóa.

Xử lý tờ khai tồn đọng: Đối với các tờ khai đã đăng ký trước thời điểm thay đổi mã nhưng chưa hoàn thành thủ tục, thời hạn cuối cùng để xử lý dứt điểm là ngày 30/6/2026. Sau ngày này, cơ quan Hải quan sẽ tiến hành cấu hình khóa toàn bộ các mã đơn vị cũ.

Để chuẩn bị cho việc chuyển đổi, Cục Hải quan đã yêu cầu các Chi cục Hải quan khu vực hoàn thành việc rà soát và điều chỉnh mã địa điểm trước ngày 15/3/2026.

Đồng thời, các đơn vị cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có lưu lượng tờ khai lớn hoặc đang sử dụng phần mềm khai báo tích hợp.

Theo đánh giá từ các chuyên gia pháp lý và cơ quan hải quan, việc chuẩn hóa bộ mã không chỉ nâng cao khả năng kết nối hệ thống công nghệ thông tin mà còn giúp theo dõi chính xác số thu ngân sách theo từng địa phương.

Đây được coi là mắt xích kỹ thuật then chốt trong lộ trình xây dựng Hải quan số, giúp quản lý tập trung và minh bạch hóa dữ liệu điều hành.

Cơ quan Hải quan khuyến cáo các doanh nghiệp cần bám sát các thông báo hướng dẫn từ Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai để thực hiện chuyển đổi đúng quy định, tránh những rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.