Ngành Tư pháp: Sẽ tiên phong trong giảm bản sao có chứng thực

Để giải quyết tận gốc tình trạng này thì cần hạn chế, tiến tới xóa bỏ việc sử dụng bản sao chứng thực. Trước mắt, ông Khanh đề xuất thực hiện thí điểm bỏ bản sao chứng thực trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp, trong đó có lĩnh vực hộ tịch.

Chứng thực bản sao tăng đều qua từng năm

Mặc dù đã có Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, nhưng tình trạng này vẫn phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành (như hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ thi tuyển công chức/viên chức, hồ sơ nhập học...) hay việc một số cơ quan tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính tự đặt ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực (không tiếp nhận bản sao đã được chứng thực quá 6 tháng) không chỉ làm phát sinh chi phí (cả về thời gian và kinh phí) của người dân mà còn làm gia tăng áp lực cho các cơ quan thực hiện chứng thực. Rõ ràng là việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg đã chưa thực sự triệt để.

Thậm chí, một số địa phương để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao một cách tràn lan, ồ ạt, không theo đúng quy định pháp luật. Qua công tác kiểm tra cho thấy, có trường hợp chứng thực bản sao mà không có bản chính để đối chiếu hoặc có trường hợp người dân mang bản photocopy kèm bản chính, nhưng người chứng thực chủ quan không thực hiện đối chiếu với bản chính theo quy định, từ đó dẫn đến việc chứng thực bản sao có nội dung không đúng với bản chính.

Kinh nghiệm từ TP mang tên Bác

Trong khi xu hướng của cả nước tăng qua từng năm thì cá biệt có TP HCM là địa phương giảm được số lượng bản sao chứng thực. Theo đó, số liệu báo cáo thống kê kết quả bản sao trên địa bàn năm 2016, TP thực hiện chứng thực hơn 23,7 triệu bản sao; năm 2017 là hơn 21,5 triệu bản sao (giảm 9,33% so với năm 2016), số liệu báo cáo đến tháng 10/2018 là trên 15,4 triệu bản sao.

Có được kết quả này là nhờ TP đã tích cực triển khai Chỉ thị 17; quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao tại Điều 6 Nghị định 23 được Sở Tư pháp tham mưu UBND TP ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, quán triệt; thường xuyên đề nghị các Phòng Tư pháp tăng cường tuyên truyền để cơ quan tiếp nhận hồ sơ, thủ tục không yêu cầu bản sao có chứng thực, chủ động đối chiếu bản sao với bản chính…

Tuy nhiên, đại diện Sở Tư pháp TP HCM nhận thấy, mặc dù số lượng việc chứng thực bản sao trên địa bàn TP có xu hướng giảm nhưng số việc chứng thực bản sao thực hiện tại các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn phổ biến. Vì vậy, Sở đề nghị tăng cường công tác phổ biến, tuyên truyền quy định tại Điều 6 Nghị định 23; tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy định về tiếp nhận các thủ tục tại cơ quan, đơn vị để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh tình trạng lạm dụng này…

Đặc biệt, cần có biện pháp xử lý đối với trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận giải quyết thủ tục yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao văn bản, giấy tờ có chứng thực mà không thực hiện tiếp nhận bản sao có đối chiếu bản chính. Về phía các cơ quan, đơn vị, cần tiếp tục rà soát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính hoặc các văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành (quyết định, thông báo, công văn và các hình thức văn bản khác) có quy định trái với Điều 6 Nghị định 23 để sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị sửa đổi, bổ sung, thay thế theo thẩm quyền cho phù hợp.

Thống kê của Bộ Tư pháp về kết quả công tác chứng thực từ tháng 4/2015 đến ngày 30/6/2018 tại các địa phương, trong 3 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã đã thực hiện chứng thực một con số “khổng lồ”, lên đến hơn 440,9 triệu bản sao từ bản chính. Tại các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực trên 45,7 triệu bản sao từ bản chính. Còn tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, trong khoảng thời gian tương đương thì các cơ quan đại diện đã thực hiện chứng thực “khiêm tốn” hơn – chỉ 7.535 bản sao từ bản chính. Phân tích số liệu thống kê theo từng năm cho thấy, từ năm 2015 đến nay, số yêu cầu chứng thực bản sao liên tục tăng. Cụ thể, năm 2016 chứng thực hơn 97,1 triệu bản sao (tăng trên 18,5 triệu bản so với năm 2015); năm 2017 chứng thực gần 116,9 triệu bản sao (tăng gần 19,8 triệu bản so với năm 2016); 6 tháng đầu năm 2018 đã chứng thực được gần 63,6 triệu bản sao (tăng gần 23% so với cùng kỳ năm 2017).