Hướng dẫn triển khai quy định mới về hợp đồng lao động điện tử

Trước yêu cầu số hóa công tác quản trị, Bộ Nội vụ vừa ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai hợp đồng lao động điện tử. Cơ sở pháp lý này bao gồm Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2026/TT-BNV, cùng hàng loạt quy chế kết nối với nền tảng quốc gia.

Hợp đồng lao động điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, mang giá trị pháp lý tương đương hoàn toàn với văn bản giấy truyền thống.

Dù quy định hiện hành chủ yếu mang tính khuyến khích chứ không bắt buộc, hình thức giao kết mới này hứa hẹn mang lại lợi ích kép cho cả người sử dụng lao động lẫn người lao động.

Sự linh hoạt về không gian và thời gian ký kết giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành cũng như không gian lưu trữ hồ sơ.

Một điểm cộng lớn của hợp đồng số là khả năng bảo mật cao và dễ dàng liên thông dữ liệu với các cơ quan quản lý nhà nước.

Nhờ đó, người dân và doanh nghiệp có thể thuận tiện thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng hay khai báo lao động.

Tuy nhiên, để bảo vệ quyền riêng tư, doanh nghiệp chỉ được phép thu thập thông tin người lao động khi có sự đồng ý rõ ràng nhằm phục vụ tuyển dụng và quản lý.

Dữ liệu này bắt buộc phải bị xóa bỏ hoặc tiêu hủy khi ứng viên không trúng tuyển hoặc khi hợp đồng chấm dứt, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Mọi hành vi mua bán, làm lộ thông tin trái phép sẽ phải đối mặt với chế tài rất nặng, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Về điều kiện kỹ thuật, việc ký kết đòi hỏi nền tảng định danh chặt chẽ để bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Các bên tham gia phải sử dụng giấy tờ hợp lệ như thẻ căn cước, tài khoản VNeID mức độ 2, hộ chiếu hoặc giấy phép kinh doanh, đồng thời bắt buộc phải có chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian.

Các đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử (eContract) sẽ đóng vai trò trung gian chứng thực và bắt buộc phải sở hữu giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.

Hệ thống của họ phải trang bị công nghệ xác thực sinh trắc học tiên tiến như nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc mống mắt để khớp nối chuẩn xác với giấy tờ tùy thân.

Đồng thời, nền tảng của các nhà cung cấp này phải tích hợp cổng kết nối API tiêu chuẩn với hệ thống của Bộ Nội vụ.

Theo quy định, một bản hợp đồng số sẽ chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm người cuối cùng ký số, được gắn dấu thời gian và có sự chứng thực từ nhà cung cấp dịch vụ.

Pháp luật cũng hướng dẫn cụ thể quy trình chuyển đổi qua lại giữa hợp đồng giấy và điện tử, yêu cầu phải có ký hiệu xác nhận và chữ ký số hợp lệ để bảo toàn tính toàn vẹn của thông tin.

Bộ Nội vụ hiện đang trực tiếp vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy mô quốc gia để lưu trữ và quản lý tập trung.

Điểm nhấn đáng chú ý nhất của Thông tư số 08/2026/TT-BNV là quy định cấp một mã định danh duy nhất cho từng bản hợp đồng trên phạm vi toàn quốc.

Trong vòng 24 giờ sau khi hai bên ký kết thành công, đơn vị cung cấp giải pháp phải gửi dữ liệu về nền tảng trung tâm để hệ thống cấp mã ID vĩnh viễn cho hợp đồng.

Toàn bộ hồ sơ bao gồm hợp đồng, phụ lục và nhật ký giao dịch sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống trong thời hạn 10 năm kể từ ngày chấm dứt quan hệ lao động.

Cả người lao động và doanh nghiệp đều có quyền tạo tài khoản trên nền tảng này nhằm chủ động tra cứu, quản lý hồ sơ cá nhân phục vụ các giao dịch dân sự.

Dự kiến khi chính thức đi vào đời sống từ ngày 1/7/2026, chính sách mới này sẽ kiến tạo một môi trường làm việc minh bạch, hiện đại, đóng góp tích cực vào tiến trình chuyển đổi số quốc gia.