Dùng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử cán bộ, công chức từ 1/7

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

Theo đó, mỗi cá nhân sẽ có một hồ sơ điện tử gắn mã định danh duy nhất dựa trên số định danh cá nhân để phục vụ công tác quản lý và tra cứu.

Hồ sơ điện tử này bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu thực tế.

Sơ yếu lý lịch điện tử được hình thành đồng thời với hồ sơ điện tử, đảm bảo cấu trúc phù hợp với quy định pháp luật và sử dụng chung mã định danh nêu trên.

Về trách nhiệm cập nhật, cán bộ, công chức, viên chức phải chủ động kê khai các thay đổi thông tin cá nhân và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.

Cơ quan sử dụng có nhiệm vụ cập nhật các thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hệ thống trong vòng 3 ngày làm việc.

Đối với các dữ liệu sinh ra trực tiếp từ hệ thống quản lý, thời hạn cập nhật và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia chậm nhất là 1 ngày sau khi hoàn thành quy trình. Với dữ liệu từ các cơ quan khác, việc đối chiếu và thu thập thông tin sẽ được thực hiện định kỳ hằng tuần.

Hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia có giá trị thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý. Trường hợp đặc thù cần bản giấy, cơ quan chức năng sẽ thực hiện chuyển đổi từ dữ liệu điện tử. Cán bộ không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trên hệ thống.

Cơ quan quản lý không được yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu, trừ trường hợp cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Việc truy cập hồ sơ điện tử phải tuân thủ quy định bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật hiện hành.

Đối với các hồ sơ thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản có trách nhiệm triển khai giải pháp kỹ thuật chuyên biệt để bảo đảm an toàn khi lưu trữ, truyền đưa và sử dụng dữ liệu trên môi trường điện tử. Nghị định 27/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2026.