Theo quy định hiện hành, Công chứng viên bắt buộc phải đối chiếu bản chính của tất cả các loại giấy tờ khi công chứng giao dịch, trong khi thực tế không nhất thiết các loại giấy tờ chứng minh lúc nào cũng phải cần đến bản chính, bởi vậy rất nhiều giao dịch đang bị ách tắc.
Khó khăn khi xin giấy tờ trích lục
Bộ Tư pháp cho biết, hiên nay Công chứng viên (CCV) gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện công chứng h ợp đồng, giao dịch. Điển hình là việc CCV bắt buộc phải đối chiếu bản chính của tất cả các loại giấy tờ khi công chứng giao dịch dẫn đến nhiều giao dịch không thể thực hiện được đặc biệt là các giao dịch về thừa kế, các giao dịch liên quan đến sở hữu chung của hộ gia đình, những giao dịch đòi hỏi rất nhiều các loại giấy tờ chứng minh mối quan hệ nhân thân mà người dân không thể có được bản chính tại thời điểm công chứng. CCV không chấp nhận bản sao trích lục hoặc bản sao có chứng thực của giấy khai sinh hay giấy chứng tử đã gây bức xúc cho người dân vì cho rằng đó là máy móc, gây khó khăn bởi việc đi xin giấy tờ trích lục phải trải qua rất nhiều thủ tục phiền hà, trong khi quy định của pháp luật là bản sao được sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch (Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch).
Vấn đề này, Bộ Tư pháp cho rằng, đối với giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng thì việc xuất trình bản chính là bắt buộc và rất cần thiết để chứng minh về nhân thân và quyền sở hữu tài sản của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng. Tuy nhiên, đối với các giấy tờ liên quan đến hợp đồng giao dịch thì có những loại không nhất thiết phải có bản chính, điển hình là các loại giấy tờ hộ tịch để chứng minh các sự kiện chỉ xảy ra một lần duy nhất như giấy khai sinh, giấy chứng tử… hoàn toàn có thể sử dụng bản sao trích lục, thậm chí là bản sao có chứng thực để thay thế mà vẫn bảo đảm giá trị chứng cứ để chứng minh cho tình tiết, sự kiện đó, ít nhất là nó chứng minh được tại thời điểm cấp bản sao đó thì đã tồn tại một bản chính hợp pháp với đúng nội dung như vậy.
Bên cạnh đó, nhiều hợp đồng, giao dịch đã không thể công chứng hoặc phải mất rất nhiều thời gian, công sức thực hiện do bắt buộc phải thực hiện trực tiếp (trực tiếp nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, trực tiếp tiếp nhận, hướng dẫn, giải thích, các bên phải trực tiếp ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước mặt CCV…) mà không thể sử dụng một hình thức khác; làm mất cơ hội giao kết và thực hiện nhiều hợp đồng, giao dịch có giá trị lớn hoặc cần giao kết, thực hiện trong thời gian ngắn.
Có thể công chứng trên môi trường điện tử?
Định hướng sửa đổi Luật Công chứng, Bộ Tư pháp cho rằng, cần tạo quy trình thủ tục công chứng linh hoạt hơn để CCV được chủ động thực hiện và chịu trách nhiệm đối với việc công chứng của mình.
Cụ thể, sẽ quy định những công đoạn bắt buộc phải thực hiện trong quy trình công chứng và quy trình nào phải do CCV thực hiện, quy trình nào có thể do người khác thực hiện để làm rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng chủ thể; Cho phép sử dụng bản sao giấy tờ đối với một số trường hợp cụ thể (Cho phép sử dụng bản sao trích lục và bản sao chứng thực đối với: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn (một số trường hợp cụ thể) trong các giao dịch về thừa kế, tặng cho…; Cho phép sử dụng bản sao chứng thực đối với: sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, giấy xác minh nhân khẩu, với mục đích để chứng minh một số tình tiết cụ thể như chứng minh số chứng minh thư nhân dân cũ, hộ khẩu thường trú trong quá khứ; Cho phép sử dụng bản chính hoặc bản sao hợp đồng, văn bản đã được công chứng để chứng minh một số tình tiết tại thời điểm công chứng văn bản đó như nguồn gốc tạo lập tài sản, tình trạng hôn nhân, tình trạng nhân khẩu…); một số nội dung khác (địa điểm công chứng, thời hạn công chứng, trách nhiệm xác minh, thẩm định…) được quy định phù hợp hơn nhằm giúp quy trình công chứng thông suốt hơn mà vẫn bảo đảm các giá trị cốt lõi của hoạt động này.
Theo Bộ Tư pháp, việc quy định linh hoạt về trình tự, thủ tục công chứng sẽ giúp các giao dịch trong xã hội, đặc biệt là các giao dịch bắt buộc phải công chứng, được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn, tăng số lượng và quy mô các giao dịch dân sự được thực hiện trong nền kinh tế; tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho các thủ tục không cần thiết cho người dân (ví dụ thủ tục xin cấp lại các giấy tờ bản chính).
Song song với việc cải tiến quy trình công chứng truyền thống, yêu cầu tiên quyết là phải tạo cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng theo lộ trình phù hợp. Có thể cho phép thí điểm công chứng trên môi trường điện tử đối với một số loại hợp đồng, giao dịch nhất định (ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản...) thực hiện song song với công chứng trên văn bản giấy để từng bước đánh giá những vấn đề có thể phát sinh và giải pháp cần thực hiện.
